ضمانتنامه شرکت در مناقصه چیست و چه کاربردی دارد
ضمانتنامه شرکت در مناقصه تعهدی بانکی یا مالی است که پیشنهاددهنده همراه پیشنهاد خود به کارفرما می دهد تا جدی بودن او معلوم شود. اگر برنده بعدا حاضر به امضای قرارداد نشود، کارفرما می تواند خسارت را از همین محل جبران کند. دستگاه های اجرایی بر پایه آیین نامه ضمانت معاملات دولتی (مصوب ۱۳۹۴) آن را پیش از بررسی قیمت ها دریافت می کنند. جای آن پاکت الف است. بدون آن پیشنهاد بررسی نمی شود، و ایراد در آن هم همین نتیجه را دارد. در پروژه های پیمانکاری، شرکت علاوه بر ضمانتنامه باید گواهی رتبه پیمانکاری معتبر خود را هم ارائه کند. ورود به خود رقابت هم از ثبت نام شرکت در سامانه ستاد آغاز می شود.
این ضمانتنامه فقط تا امضای قرارداد اعتبار دارد و با ضمانت های بعدی، مثل ضمانت پیش پرداخت و ضمانت حسن انجام کار، فرق می کند. آن دو بعد از قرارداد گرفته می شوند. کارشان پوشش اجرای تعهدات است. اگر برنده اول پس از ابلاغ نتیجه از امضا خودداری کند، کارفرما می تواند ضمانتنامه را به نفع خود ضبط کند، بی آنکه نیازی به حکم دادگاه باشد. چنین امتناعی ممکن است در معاملات دولتی بعدی هم برای شرکت دردسر بسازد.
انواع ضمانت پذیرفته شده برای شرکت در مناقصه
آیین نامه ضمانت معاملات دولتی فهرستی از ابزارهای پذیرفته شده را معین کرده است: ضمانتنامه بانکی، واریز وجه نقد، اوراق مشارکت، ضمانتنامه بیمه و مطالبات قطعی از جمله آن هاست. اسناد هر مناقصه مشخص می کند کدام یک پذیرفته می شود. انتخاب میان آن ها به نقدینگی و اعتبار بانکی شرکت بستگی دارد. هر روش هزینه و کار اداری خودش را دارد.
ضمانتنامه بانکی و موسسات اعتباری غیربانکی
رایج ترین شکل، ضمانتنامه ای است که بانک یا موسسه اعتباری مجاز به درخواست شرکت صادر می کند و در آن متعهد می شود با مطالبه ی کارفرما مبلغ را بپردازد. اعتبار صادرکننده مهم است. اشتباه رایج این است که مجاز بودن بانک یا موسسه ی صادرکننده بررسی نشود. سندی که صادرکننده اش تحت نظارت بانک مرکزی نباشد، ممکن است همان ابتدا پذیرفته نشود.
مشخصات ضمانتنامه را معمولا در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (ستاد) هم باید وارد کرد و با نسخه ی کاغذی یکی بود. برای جدا کردن کار دو سامانه، مقاله ی تفاوت ساجار و ستاد را ببینید: ساجار برای رتبه و ظرفیت است و ستاد برای فراخوان و تسلیم پیشنهاد.
اوراق مشارکت و مطالبات قطعی تایید شده
پیمانکار می تواند اوراق مشارکت بی نام را به جای ضمانتنامه بانکی بدهد، به شرط آنکه اوراق قابل معامله باشد و نزد کارفرما توثیق شود. نوع اوراق مجاز و شرایط توثیق را اسناد مناقصه معین می کند.
مطالبات قطعی تایید شده راه دیگری است. پیمانکاری که از همان دستگاه اجرایی صورت وضعیت پرداخت نشده دارد، می تواند این طلب را وثیقه کند، البته ذی حساب دستگاه باید طلب را کتبا تایید کند. گرفتن این تاییدیه در عمل زمان می برد و اگر دیر شروع شود، مهلت مناقصه می گذرد.
واریز وجه نقد
واریز نقدی ساده ترین روش است. شرکت مبلغ اعلام شده را به حساب مشخص شده در اسناد واریز و فیش را تحویل می دهد، بی نیاز به وثیقه یا کارمزد صدور. در عوض تا آزاد شدن سپرده این پول از دسترس شرکت خارج است و بدون بهره در حساب می ماند، پس برای مبلغ های بالا نقدینگی شرکت را درگیر می کند.
ضمانتنامه صندوق های پژوهش و فناوری
برای شرکت های دانش بنیان، ضمانتنامه صندوق های پژوهش و فناوری دارای مجوز می تواند جایگزین ضمانتنامه بانکی باشد. وثیقه ی خواسته شده و هزینه ی صدور آن ممکن است با بانک فرق کند، ولی پذیرش نهایی به اسناد مناقصه و ضوابط دستگاه بستگی دارد. پیش از اقدام از کارفرما بپرسید.
مبلغ ضمانتنامه چگونه تعیین می شود
دستگاه مناقصه گزار مبلغ ضمانتنامه را بر پایه درصدی از برآورد کار تعیین و در اسناد فراخوان اعلام می کند. این درصد ثابت نیست. ممکن است بسته به مبلغ برآورد فرق کند. اگر برآورد اصلاح شود، رقم ضمانتنامه هم عوض می شود. تنها ملاک، رقم رسمی همان اسناد است.
رابطه ی مبلغ ضمانتنامه با توان مالی شرکت
بانک ضمانتنامه را در حد اعتبار آزاد شرکت صادر می کند، پس شرکتی با ظرفیت اعتباری کم ممکن است برای مناقصه ای بزرگ نتواند ضمانتنامه ی کافی بگیرد. از طرف کارفرما هم توان مالی در ارزیابی کیفی با صورت های مالی و تعهدات جاری شرکت سنجیده می شود، و آگاهی از ظرفیت کاری پیمانکار نشان می دهد پروژه از سقف مجاز شرکت فراتر نرود. اگر حجم کار بیش از ظرفیت باشد، پیشنهاد رد می شود. ظرفیت را باید پیش از پیشنهاد سنجید.
کسری در مبلغ ضمانتنامه
در عمل، یک بی دقتی ساده شرکتی توانمند را از رقابت بیرون می کند. اشتباه رایج این است که مبلغ ضمانتنامه رو به پایین گرد شود، چون شعبه ی بانک یا سیستم رقم دقیق را ننوشته است. حتی کسری کوچک در مبلغ ضمانتنامه شرکت در مناقصه می تواند باعث شود پاکت های بعدی باز نشود. کمیسیون معمولا اختیاری برای چشم پوشی ندارد. رقم نوشته شده در متن ضمانتنامه را باید پیش از تسلیم با اسناد کارفرما رقم به رقم مقایسه کرد.
مراحل دریافت ضمانتنامه بانکی برای شرکت در مناقصه
برای گرفتن ضمانتنامه، شرکت ابتدا در بانک پرونده ی اعتباری تشکیل می دهد: مدارک هویتی و روزنامه رسمی، صورت های مالی و اظهارنامه های مالیاتی سال های قبل. کارشناس بانک وضعیت نقدینگی و سابقه ی شرکت را با مبلغ درخواستی می سنجد. چک برگشتی یا بدهی معوق ثبت شده در سامانه های بانکی می تواند پرونده را متوقف یا طولانی کند. زمان بررسی دست بانک است. پس کار را باید با فاصله از مهلت مناقصه شروع کرد.
ارزیابی توان مالی و سابقه ی اعتباری
بانک پیش از تصمیم، صورت های مالی را بازبینی می کند و دارایی ها، بدهی ها و گردش حساب را در نظر می گیرد. شرکت تازه تاسیس و بی گردش مالی ممکن است برای ضمانتنامه های بزرگ با محدودیت روبه رو شود؛ بعضی مدیران به همین دلیل سراغ خرید شرکت آماده می روند تا از تاریخچه ی فعالیت و صورت های مالی مستند آن استفاده کنند. شرکت هایی که فعالیت بازرگانی دارند، می توانند مستندات مربوط به دریافت و تمدید کارت بازرگانی را هم به پرونده ی اعتباری ضمیمه کنند. نوع و میزان وثیقه را بانک بر اساس ریسک طرح و سابقه ی مشتری تعیین می کند.
وثیقه ای که بانک می گیرد
بانک معمولا برای صدور ضمانتنامه وثیقه می خواهد و نوع آن به اعتبار شرکت بستگی دارد:
- سپرده نقدی: بخشی از مبلغ ضمانتنامه ممکن است به شکل سپرده نقدی مسدود شود و تا ابطال ضمانتنامه قابل برداشت نباشد. درصد آن را بانک تعیین می کند.
- سفته یا چک: برای بخش باقی مانده ی تعهد، بانک می تواند سفته با امضای صاحبان امضای مجاز یا چک بگیرد.
- وثیقه ملکی: در مبلغ های بالا یا برای شرکت هایی که اعتبار بانکی کافی ندارند، ممکن است ارزیابی رسمی و رهن ملک خواسته شود.
اگر تامین وثیقه دیر انجام شود، مهلت فراخوان از دست می رود. تنظیم اسناد رهن یا آماده کردن سفته ها هم بیشتر از آنچه تصور می شود وقت می گیرد.
ثبت ضمانتنامه در سامانه سپام
صدور برگه ی ضمانتنامه پایان کار نیست. بانک صادرکننده باید مشخصات سند را در سامانه سپام، که بانک ها برای ثبت و استعلام ضمانتنامه ها به کار می برند، ثبت کند و کد رهگیری را روی نسخه ی کاغذی بیاورد. کارفرما اصالت سند را از همین راه استعلام می کند. بنابراین ضمانتنامه ای که کد رهگیری ندارد، معمولا پذیرفته نمی شود.
مدت اعتبار و تمدید
مدت اعتبار ضمانتنامه شرکت در مناقصه باید دست کم تا پایان مهلتی باشد که اسناد برای اعتبار پیشنهادها تعیین کرده است. اگر بررسی پیشنهادها طولانی شود، کارفرما رسما از شرکت کنندگان می خواهد ضمانتنامه را تمدید کنند. تمدید با درخواست کتبی شرکت انجام می شود. تمدید کارمزد بانک را هم دارد. امتناع از تمدید معمولا انصراف از رقابت حساب می شود و به کارفرما اجازه می دهد ضمانتنامه را ضبط کند.
آزاد شدن یا ضبط ضمانتنامه پس از مناقصه
زمان آزاد شدن ضمانتنامه شرکت در مناقصه به نتیجه ی ارزیابی بستگی دارد. نتیجه ی ارزیابی تعیین کننده است. پس از تعیین برندگان، ضمانتنامه شرکت کنندگانی که در رده های بالا نیستند آزاد می شود و اصل سند باید به آن ها برگردانده شود.
ضمانتنامه برندگان اول و دوم تا امضای قرارداد نزد کارفرما می ماند تا اگر برنده ی اول از امضا خودداری کرد، سراغ نفر دوم بروند. با نهایی شدن قرارداد با برنده اول، ضمانتنامه نفر دوم هم برگردانده می شود.
ضبط ضمانتنامه وقتی برنده قرارداد را امضا نمی کند
اگر برنده ی اول ظرف مهلت مقرر امضا نکند یا مدارک نهایی را ندهد، ضمانتنامه ی او ضبط می شود و کارفرما می تواند با نفر دوم وارد مذاکره شود.
ضبط به این صورت انجام می شود که دستگاه اجرایی امتناع برنده را کتبا به بانک اعلام می کند و بانک طبق متن ضمانتنامه، بی نیاز به حکم قضایی، مبلغ را به حساب کارفرما می پردازد. امتناع از امضا برای شرکت خسارت مالی دارد و به سابقه اش هم لطمه می زند. اگر شرکتی برای ورود به مناقصه خریداری شده باشد، استعلام بدهی شرکت قبل از خرید نشان می دهد بدهی مالیاتی، بیمه ای یا چک برگشتی ای در کار نیست که بانک را از صدور ضمانتنامه منصرف کند.
پس از برگشت اصل سند، ابطال آغاز می شود. نماینده ی شرکت اصل ضمانتنامه را همراه با نامه ی آزادسازی کارفرما به شعبه ی بانک تحویل می دهد و بانک پس از تطبیق مشخصات در سامانه، وثیقه ها را آزاد می کند: وجه مسدود شده، سفته و چک.
دفتر برندنو در این مسیر چه کاری انجام می دهد
بانک پیش از بررسی وثیقه، پرونده ی ثبتی شرکت را می بیند. دوره ی مدیریت منقضی شده، تغییر هیئت مدیره ی ثبت نشده یا اختیارات ناقص صاحبان امضا، صدور ضمانتنامه را متوقف می کند. این نقص ها را باید زودتر رفع کرد.
دفتر برندنو در این مسیر پرونده ی ثبتی و اعتبار سمت های شرکت را بررسی می کند. اگر اصلاحی لازم باشد، تغییرات از راه خدمات ثبت و تنظیم صورتجلسه پیگیری می شود. برای شرکتی که هنوز ثبت نشده، نخست باید ثبت شرکت انجام شود.
در پروژه های عمرانی شرکت باید رتبه پیمانکاری معتبر داشته باشد و رسیدن به آن زمان می برد. شرکت هایی که این زمان را ندارند، گاهی خرید شرکت آماده دارای رتبه را بررسی می کنند. دفتر برندنو پیش از انتقال هویت ثبتی، وضعیت مالیاتی، سابقه ی بانکی و قراردادی شرکت را مرور می کند تا بدهی پنهان به خریدار منتقل نشود. شرکت های آماده در آگهی های شرکت های آماده و شرایط معامله در صفحه ی خرید و فروش شرکت دیده می شود.
زمان بندی را باید واقع بینانه دید. طبق تجربه ی دفتر برندنو، ثبت تاسیس شرکت پس از کامل شدن مدارک، امضاها و تاییدیه های بانکی حدود ده روز کاری طول می کشد، و بانک هم بررسی اعتباری را پس از تکمیل مدارک حقوقی شروع می کند. آغاز دیرهنگام، مهلت مناقصه را به خطر می اندازد. برای بررسی مدارک می توانید از صفحه ی تماس با ما با کارشناسان دفتر برندنو در ارتباط باشید.
منابع رسمی
- سامانه ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری: بررسی شناسه ی ملی، مدیران و صاحبان امضای شرکت پیش از مراجعه به بانک
- روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران: دیدن آخرین آگهی تغییرات مدیران و صاحبان امضای مجاز که بانک از شرکت می خواهد
- سامانه شرکت های دانش بنیان: بررسی وضعیت دانش بنیان بودن شرکت پیش از درخواست ضمانتنامه صندوق های پژوهش و فناوری
