مناقصه دولتی چیست و چه تفاوتی با مزایده دارد
مناقصه دولتی روشی قانونی برای خرید کالا، دریافت خدمت یا واگذاری کار به پیمانکار است که دستگاه های اجرایی با فراخوان برگزار می کنند و در آن از میان پیشنهادهای رقابتی، پیشنهاد مناسب با قیمت متناسب را برمی گزینند. چارچوبش در قانون برگزاری مناقصات آمده است. مزایده برعکس است. دستگاه اجرایی در آن مال خود را به بالاترین قیمت پیشنهادی می فروشد، در حالی که در مناقصه خودش خریدار است. شرکتی که هنوز تاسیس نشده، باید ثبت شرکت را پیش از هر چیز انجام دهد، چون قرارداد با شخصیت حقوقی بسته می شود.
مناقصه از دو نظر دسته بندی می شود. مناقصه عمومی برای همه ی واجدان شرایط باز است و در مناقصه محدود فقط شرکت هایی دعوت می شوند که پیش تر در ارزیابی کیفی پذیرفته شده اند. شیوه ی بررسی هم دو حالت دارد، یک مرحله ای و دو مرحله ای؛ در حالت دوم معمولا ابتدا پیشنهاد فنی و بازرگانی سنجیده می شود و فقط شرکت های پذیرفته شده به بررسی قیمت می رسند. فراخوان دستگاه های مشمول قانون در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (ستاد) منتشر می شود. برای جدا کردن کار این دو سامانه از هم، مقاله ی تفاوت ساجار و ستاد را ببینید.
پیش نیازهای حقوقی شرکت در مناقصه برای پیمانکاران
ورود به هر مناقصه دولتی مستلزم تایید وضعیت ثبتی، مالیاتی و صلاحیت فنی شرکت است و کمیسیون این موارد را از مراجع رسمی استعلام می کند، پس نقص در اسناد پایه می تواند پیشنهاد را از دور خارج کند.
اعتبار شخصیت حقوقی و انطباق اساسنامه
نخست وضعیت شرکت در پایگاه ثبت شرکت ها دیده می شود: شناسه ملی باید فعال باشد و نام شرکت یا مدیران در فهرست ممنوع المعامله ها نیامده باشد. بعد نوبت موضوع فعالیت است. زمینه کاری ثبت شده در آخرین اساسنامه و روزنامه رسمی باید با موضوع قرارداد بخواند، و شرکت ساختمانی که برای پروژه ای تاسیساتی پیشنهاد می دهد، اگر این حوزه در اساسنامه اش نیامده باشد، ممکن است پذیرفته نشود. اصلاح اساسنامه با صورتجلسه شدنی است. بعضی فعالان اقتصادی به جای آن، برای رسیدن زودتر به سابقه ثبتی و موضوع متناسب، خرید شرکت آماده را انتخاب می کنند. شرکت های آماده را در آگهی های فروش شرکت می توان دید.
گواهی صلاحیت پیمانکاری و تناسب پایه ریالی
برای پروژه های عمرانی و پیمانکاری معمولا گواهی صلاحیت معتبر از سازمان برنامه و بودجه شرط ورود است، اما در مناقصه خرید کالا چنین گواهی ای لازم نیست. شرکت پیمانکاری باید پیش از پیشنهاد دادن برای اخذ رتبه پیمانکاری در رشته و رسته ی متناسب با پروژه اقدام کرده باشد. رتبه سقف دارد. برای نمونه شرکتی با رتبه ۵ پیمانکاری ساختمان فقط تا سقف ریالی همان پایه می تواند قرارداد ببندد، و پروژه های بزرگ تر ارتقای پایه می خواهد که به سابقه کار و توان فنی مهندسان بستگی دارد. اعتبار گواهی هم باید تا پایان ارزیابی برقرار بماند.
رعایت قانون منع مداخله کارکنان دولت
کارمندان دستگاه های دولتی نباید در معامله هایی که به همان دستگاه ها مربوط است، مستقیم یا غیرمستقیم ذی نفع باشند. این محدودیت می تواند شرکتی را هم دربر بگیرد که مدیر یا سهامدارش کارمند دولت است. اشتباه رایج این است که شرکت ها به اظهار خودشان بسنده می کنند. در عمل کارفرما می تواند سوابق بیمه و اطلاعات هویتی مدیران را استعلام کند. با پیدا شدن چنین رابطه ای، صلاحیت شرکت پذیرفته نمی شود.
بررسی مراحل مناقصه از دریافت اسناد تا گشایش پاکت ها
ورود به رقابت در هر مناقصه دولتی با دریافت اسناد آغاز می شود و این کار در ستاد انجام می گیرد. شرایط عمومی و اختصاصی کارفرما را باید کامل خواند، چون یک تبصره ی نادیده مانده هم می تواند پیشنهاد را از دور خارج کند.
ایراد قالب ثبتی شرکت در پذیرش اسناد
گاهی ایراد از قالب ثبتی شرکت است. در این موقعیت ها شناخت تفاوت شرکت سهامی خاص و مسئولیت محدود به پذیرش مدارک کمک می کند، چون کارفرما بعضی مدارک را بسته به نوع شرکت متفاوت می خواهد.
پیشنهادها باید در سه پاکت جداگانه تسلیم شوند:
- پاکت الف: ضمانتنامه شرکت در مناقصه یا فیش واریز وجه نقد در این پاکت قرار می گیرد. مبلغ، مدت اعتبار و متن ضمانتنامه باید با اسناد فراخوان بخواند، وگرنه پیشنهاد کنار گذاشته می شود.
- پاکت ب: رزومه، اسناد فنی و بازرگانی، ساختار مدیریتی و گواهی های صلاحیت در آن می آید. اگر رتبه یا سابقه شرکت از راه قرارداد خرید و فروش شرکت به دست آمده باشد، مدارک انتقال را هم باید همین جا بارگذاری کرد.
- پاکت ج: پیشنهاد قیمت و برگه های تجزیه بها در این پاکت می آید. رقم ها باید خوانا باشد.
کمیسیون ابتدا پاکت الف را باز می کند. اگر ضمانتنامه پذیرفته شود، پاکت ب بررسی می شود، و در مناقصه دو مرحله ای پاکت ج فقط برای شرکت هایی باز می شود که حد نصاب امتیاز فنی را کسب کرده اند؛ شرکتی که در بخش فنی نمره ی لازم را نیاورد، قیمتش دیده نمی شود. کمترین قیمت همیشه برنده نیست. پیشنهاد باید در دامنه ی قیمت متناسب هم باشد.
ارزیابی کیفی مناقصه گران چه چیزهایی را می سنجد
در یک مناقصه دولتی، ارزیابی کیفی پیش از قیمت انجام می شود و کمیسیون در آن توان اجرایی شرکت ها را با مدارک تحویل داده شده می سنجد. در مناقصه محدود همین ارزیابی تعیین می کند چه شرکت هایی دعوت شوند. حداقل امتیاز قبولی معمولا در اسناد اعلام می شود. شرکتی که به آن نرسد، کنار می رود و پاکت قیمتش باز نمی شود.
سنجش توان مالی و گردش حساب بانکی
توان مالی را با صورت های مالی حسابرسی شده، اظهارنامه مالیاتی و گردش حساب های بانکی می سنجند، چون کارفرما می خواهد مطمئن شود اگر پرداخت ها دیر برسد، شرکت می تواند کار را ادامه دهد. بدون صورت مالی تایید شده، بخش بزرگی از امتیاز این جدول از دست می رود.
ارزیابی تجربه اجرایی و سوابق کارهای مشابه
سوابق باید با موضوع پروژه بخواند. کارفرما به عنوان قراردادهای پیشین بسنده نمی کند و معمولا مفاصاحساب تامین اجتماعی، صورتجلسه تحویل موقت و رضایت نامه ی کارفرمای قبلی را هم می خواهد، و قراردادی که تسویه نشده ممکن است سابقه ی موثر حساب نشود. اطلاعات رتبه و ظرفیت در ساجار ثبت می شود و کار با آن در راهنمای سامانه ساجار توضیح داده شده است. برای پروژه های راه و زیرساخت هم باید مدارک رتبه پیمانکاری راه و ترابری ارائه شود. قراردادهای نامرتبط امتیاز نمی گیرند.
امکانات فنی، ساختار مدیریتی و پایگاه های نظارتی
تجهیزات باید ملک شرکت یا اجاره ی رسمی باشد. سوابق تحصیلی مدیران و بیمه ی کارشناسان کلیدی هم امتیاز دارد. خطای رایج پیمانکاران این است که قراردادهای انجام شده را در سامانه های ثبت و نظارت دولتی ثبت نمی کنند و کارشناس ارزیاب نمی تواند آن تجربه را تایید کند. پیش از پیشنهاد دادن هم باید ظرفیت کاری پیمانکار را سنجید تا معلوم شود سقف ریالی و تعدادی شرکت پر نشده است.
استعلام ظرفیت کاری و رتبه در سامانه ساجار پیش از ارسال پیشنهاد
ساجار رتبه و ظرفیت شرکت را نشان می دهد و کارفرما می تواند پیش از قرارداد آن را ببیند. رتبه ی معتبر به تنهایی کافی نیست. اگر ظرفیت کاری با قراردادهای جاری پر شده باشد، حتی پیشنهاد برنده هم ممکن است به قرارداد نرسد. بنابراین شرکت بهتر است پیش از تسلیم پیشنهاد، استعلام رتبه شرکت پیمانکاری در ساجار را خودش انجام دهد.
رتبه ی فنی شرکت به مهندسانی بستگی دارد که بیمه ی آن ها در شرکت ثبت شده است. اگر بیمه ی یک مهندس هم زمان در جای دیگری هم باشد، امتیاز او در رتبه بندی دچار مشکل می شود. در ارتقای رتبه یا اخذ رتبه پیمانکاری، تسویه ی به موقع قراردادها و ثبت الحاقیه ها می تواند سقف ریالی آزاد را بالا ببرد. شرکت هایی که تازه تاسیس یا تغییرات را از راه خدمات ثبت انجام داده اند، گاهی اطلاعات خود را در ساجار دیر به روز می کنند. نتیجه، ارزیابی با اطلاعات قدیمی است.
دفتر برندنو در این مسیر چه کاری انجام می دهد
دفتر برندنو پیش از ورود شرکت به مناقصه پرونده ی ثبتی را بررسی می کند. شناسه ی ملی باید فعال باشد و موضوع فعالیت در اساسنامه با زمینه ی کار پروژه بخواند. مدارک مهندسان و پرونده ی مالی را هم برای اخذ رتبه پیمانکاری یا تمدید آن مرور می کند، و ظرفیت آزاد کاری را با استعلام رتبه در ساجار می سنجد تا نقص ها پیش از تسلیم پیشنهاد معلوم شود.
اگر شرکت زمان کافی برای مراحل رتبه بندی ندارد، گزینه ی خرید شرکت آماده دارای رتبه و سابقه مطرح می شود. دفتر برندنو پیش از انتقال سهام، بدهی های ثبتی، سوابق بیمه و کارکرد مهندسان را بررسی می کند. بدهی های شرکت پس از انتقال سهام هم پابرجاست. صورتجلسه ها و ثبت تغییرات در اداره ی ثبت شرکت ها پیگیری می شود. شرایط خرید و فروش را در صفحه ی خرید و فروش شرکت هم می توان دید.
طبق تجربه ی دفتر برندنو، ثبت تاسیس شرکت پس از کامل شدن مدارک، امضاها و تاییدیه های بانکی حدود ده روز کاری زمان می برد. نقص مدرک آن را طولانی تر می کند. پس مهلت مناقصه را نباید خوش بینانه سنجید. برای بررسی اولیه ی مدارک می توانید از صفحه ی تماس با ما با کارشناسان دفتر برندنو در ارتباط باشید.
اشتباهات رایج شرکت ها که منجر به حذف از مناقصات می شود
پیشنهاد در یک مناقصه دولتی گاهی نه به خاطر ضعف فنی، بلکه به سبب خطای شکلی در اسناد کنار گذاشته می شود. این خطاها در چند جا تکرار می شوند.
ضمانتنامه ناسازگار با اسناد در پاکت الف
ضمانتنامه باید از نظر مبلغ و متن با شرایط اسناد کارفرما سازگار باشد، اما گاهی مدت اعتبار آن کوتاه تر از مدت خواسته شده نوشته می شود یا مبلغش کسری دارد، و کمیسیون می تواند همین را دلیل رد پیشنهاد بداند. اشتباه رایج دیگر ارائه ی چک شخصی یا شرکتی به جای ضمانتنامه یا فیش واریز است. چنین چکی معمولا پذیرفته نمی شود. شکل های پذیرفته شده ی ضمانت و روش تعیین مبلغ آن را آیین نامه ضمانت معاملات دولتی و اسناد همان مناقصه مشخص می کنند.
نقص در آنالیز بها و تکمیل نامناسب پاکت ج
پیشنهاد قیمت فقط یک رقم کلی نیست. اگر اسناد جدول تفکیکی یا تجزیه ی بها خواسته باشد و ارائه نشود، پیشنهاد مالی می تواند رد شود. کارفرما قیمت ها را با برآورد و دامنه ی قیمت متناسب مقایسه می کند، پس رقم بسیار پایین به ظن غیرقابل اجرا بودن و رقم بسیار بالا به دلیل نامتناسب بودن کنار می رود. تفاوت مبلغ عددی با حروفی هم ایراد است.
انقضای اعتبار رتبه پیمانکاری در جریان ارزیابی
گاهی رتبه ی شرکت هنگام تسلیم پیشنهاد معتبر است، اما پیش از بازگشایی پاکت ها به پایان می رسد. پس تمدید را باید زودتر شروع کرد. شرکت هایی که تازه انتقال رتبه پیمانکاری با فروش سهام انجام داده اند، ممکن است در تمدید یا ثبت اطلاعات جدید دیرتر به نتیجه برسند. بعضی شرکت ها هم برای پوشش این مهلت سراغ خرید شرکت رتبه دار پیمانکاری می روند. خرید هم خطر خودش را دارد و اعتبار رتبه و وضعیت بدهی ها باید پیش از آن بررسی شود.
ثبت به روز مدیران و سهامداران پیش از پیشنهاد
اگر مدیران یا سهامداران شرکت تغییر کرده اند، این تغییر باید پیش از تسلیم پیشنهاد در روزنامه ی رسمی و پایگاه ثبت شرکت ها دیده شود. در غیر این صورت مدارک شرکت با چیزی که کارفرما استعلام می کند نمی خواند. تطبیق با قانون منع مداخله هم دشوار می شود.
منابع رسمی
- سامانه ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری: بررسی شناسه ی ملی، موضوع فعالیت و مدیران شرکت پیش از تسلیم پیشنهاد
- روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران: دیدن آگهی تاسیس و آخرین تغییرات مدیران و صاحبان امضای مجاز
