سامانه ثبت شرکتها طبق اعلام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، امکان امضای الکترونیک اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی را فعال کرده است. بر اساس این اعلام، از هجدهم آذر اشخاص حقیقی و حقوقی برای تحویل فیزیکی اظهارنامه پلمب دفاتر روزنامه و کل به باجه های شرکت پست نیاز ندارند. سازمان ثبت گفته است پیش از این، سالانه به طور میانگین ۴۰۰ هزار اظهارنامه به صورت فیزیکی ارسال می شد. با این حال، خبر درباره جزئیات فنی گواهی دیجیتال، روش احراز هویت همه صاحبان امضا، زمان توزیع دفاتر صحافی شده و وضعیت شرکت هایی که به دفاتر الکترونیک متصل می شوند، توضیح کاملی ارائه نکرده است. متن اعلام سازمان ثبت مرجع جزئیات این تغییر است.
معنای حقوقی امضای الکترونیک اظهارنامه پلمب دفاتر
امضای الکترونیک، شیوه تایید و ارسال اظهارنامه را تغییر می دهد، نه اصل تکلیف قانونی نگهداری دفاتر را. طبق مواد ۶ تا ۱۴ قانون تجارت، تاجر، جز کسبه جزء، مکلف به تنظیم و نگهداری دفاتر قانونی است. دفتر روزنامه و دفتر کل باید پیش از ثبت رویدادهای مالی، از سوی مرجع ثبت امضا و پلمب شوند. بنابراین حذف تحویل کاغذی اظهارنامه به پست نباید با حذف پلمب دفاتر یا بی نیازی از دریافت دفاتر اشتباه شود.
در وضعیت اعلام شده، اطلاعات اظهارنامه در سامانه ثبت می شود و تایید نهایی به احراز هویت برخط و گواهی دیجیتال وابسته است. این تغییر احتمالا رفت و آمد مربوط به تحویل نسخه چاپی اظهارنامه را کاهش می دهد، اما مسئولیت صحت اطلاعات همچنان متوجه متقاضی و صاحبان امضای شرکت است. مغایرت نام شرکت، شناسه، نشانی، کد پستی یا مشخصات صاحبان امضا می تواند مانع تکمیل پرونده شود. مقررات مالیاتی مربوط به نگهداری و ارائه دفاتر نیز با این تغییر از بین نمی رود و خبر، جزئیات تازه ای درباره آثار مالیاتی اجرای امضای الکترونیک اعلام نکرده است.
برای آشنایی با الزامات کلی تاسیس، تغییرات و تکالیف ثبتی، راهنمای ثبت شرکت در ایران می تواند در کنار بررسی مقررات مالیاتی مورد استفاده قرار گیرد. همچنین زمان بندی هر پرونده باید جداگانه بررسی شود، زیرا امضای الکترونیک فقط یکی از مراحل فرایند است.
کدام پرونده ها بیشتر تحت تاثیر قرار می گیرند
شرکت های تازه تاسیس از نخستین گروه های متاثر هستند. پس از تشکیل شرکت، موضوع پلمب دفاتر سال جاری باید در برنامه ثبتی و مالی شرکت قرار گیرد. شرکت های سهامی خاص، شرکت های با مسئولیت محدود و موسسات انتفاعی نیز برای هر سال مالی به پیگیری منظم نیاز دارند. صاحبان کسب و کار نباید انتظار داشته باشند که ثبت اظهارنامه در سامانه، به خودی خود همه مراحل دریافت دفاتر را پایان دهد.
این موضوع برای خریداران شرکت آماده نیز اهمیت دارد. سابقه پلمب دفاتر، دریافت دفاتر و وضعیت پرونده مالیاتی می تواند بخشی از بررسی پیش از معامله باشد، اما از خبر حاضر نمی توان نتیجه گرفت که هر وقفه در پلمب به تنهایی اثبات کننده تخلف یا بدهی مالیاتی است. برای ارزیابی دقیق تر، باید سوابق ثبتی، اظهارنامه های مالیاتی، دفاتر تحویل شده و وضعیت فعالیت شرکت جداگانه بررسی شود. اطلاعات بیشتر درباره این ملاحظات در صفحه خرید و انتقال شرکت آماده قابل پیگیری است.
تجار و اشخاص حقیقی مشمول تکلیف دفاتر نیز ممکن است از حذف مراجعه برای تحویل نسخه چاپی اظهارنامه استفاده کنند. با این حال، شمول تکلیف برای هر شخص حقیقی به وضعیت فعالیت و مقررات مربوط بستگی دارد و خبر درباره مصادیق دقیق کسبه جزء، نصاب معاملات یا همه گروه های مشمول توضیح نداده است. در نتیجه، نمی توان صرف داشتن یا نداشتن کارت بازرگانی را تنها معیار تصمیم گیری دانست.
فاصله میان اعلام رسمی و زمان واقعی پرونده
اعلام الکترونیکی شدن یک مرحله، با پایان فوری فرایند تفاوت دارد. در تجربه اجرایی دفتر برندنو، نهایی شدن درخواست پلمب دفاتر ممکن است حدود هفت تا ده روز یا بیشتر طول بکشد. این بازه قطعی نیست و از زمانی محاسبه نمی شود که متقاضی برای نخستین بار موضوع را مطرح می کند. تکمیل مدارک، آماده بودن امضای همه صاحبان حق امضا، تایید اطلاعات و پاسخ سامانه بر زمان واقعی اثر دارد.
در شرکت هایی که چند صاحب امضا دارند، فعال بودن ابزار یا نرم افزار امضای دیجیتال برای همه افراد و هماهنگی امضاها می تواند گلوگاه اصلی باشد. مغایرت کد پستی ثبت شده شرکت با اطلاعات پرونده مالیاتی نیز ممکن است باعث توقف یا برگشت درخواست شود. بنابراین کاهش مراجعه به پست، لزوما به معنای کوتاه شدن همه زمان های اداری نیست. صف کارشناسی، رفع نقص، اختلال سامانه، پرداخت هزینه های مربوط و هماهنگی میان شرکت و اعضای آن همچنان می تواند فرایند را طولانی کند.
طبق اطلاعات اعلام شده، اظهارنامه به شکل الکترونیکی تایید می شود، اما اصل دفاتر صحافی شده همچنان از مسیر شرکت پست توزیع می شود. خبر درباره نحوه دقیق توزیع دفاتر برای شرکت هایی که به دفاتر الکترونیک متصل می شوند، جزئیات کافی ارائه نکرده است. تا روشن شدن این بخش، شرکت ها باید وضعیت تحویل فیزیکی یا الکترونیکی دفاتر خود را در همان پرونده پیگیری کنند و حذف ارسال اظهارنامه را با حذف همه مراسلات اشتباه نگیرند.
اقدام عملی برای مدیران و صاحبان شرکت
- پیش از شروع درخواست، نشانی و کد پستی شرکت را با سوابق ثبتی و مالیاتی تطبیق دهید.
- وضعیت گواهی دیجیتال و امکان امضای همه صاحبان حق امضا را پیش از ثبت نهایی بررسی کنید.
- پلمب دفاتر را به روزهای پایانی سال موکول نکنید؛ زیرا رفع نقص، اختلال سامانه و توزیع دفاتر می تواند زمان بیشتری ایجاد کند.
- رسید، شماره درخواست، وضعیت تایید و مدارک مربوط به دریافت دفاتر را برای سوابق شرکت نگهداری کنید.
- در خرید شرکت آماده، سابقه پلمب دفاتر را همراه با سوابق مالیاتی و ثبتی بررسی کنید و نبود یک مدرک را به تنهایی مبنای معامله قرار ندهید.
دفتر برندنو چه می کند
دفتر برندنو در پرونده های پلمب دفاتر، اطلاعات ثبتی شرکت و مشخصات اعضای هیئت مدیره را بررسی می کند، مغایرت کد پستی و نشانی را پیش از ارسال درخواست کنترل می کند و وضعیت امضای صاحبان حق امضا را پیگیری می کند. همچنین روند رفع نقص، تایید نهایی و دریافت دفاتر صحافی شده دنبال می شود تا مدیر شرکت از تفاوت میان زمان اعلامی سامانه و زمان واقعی تکمیل پرونده آگاه باشد. این خدمات در چارچوب خدمات ثبت شرکت و امور ثبتی ارائه می شود. برای بررسی وضعیت پرونده و برآورد زمان عملی، امکان تماس با دفتر برندنو وجود دارد.
