ثبت شرکتها با اجرای امضای الکترونیک اسناد تاسیس و تغییرات، پرداخت الکترونیکی حق الثبت و اتصال برخی پایگاه های اطلاعاتی وارد مرحله ای شده است که به گفته مدیرکل ثبت شرکتها، مراجعه حضوری متقاضیان در تقریبا سراسر کشور برای این امور ضرورت ندارد. اعلام رسمی، جزئیات فنی سامانه، تاریخ دقیق شروع هر خدمت، فهرست استان های مشمول و شیوه رسیدگی به خطاهای احتمالی را مشخص نکرده است. گزارش سازمان ثبت اسناد و املاک مبنای این اعلام است.
مفهوم حقوقی امضای الکترونیک در ثبت شرکت
امضای الکترونیک در این فرایند فقط جایگزین تصویر امضا یا نسخه کاغذی صورتجلسه نیست. کارکرد اصلی آن، پیوند دادن تایید اشخاص با هویت احراز شده و ثبت سوابق اقدام در فرایند تاسیس یا تغییرات شرکت است. در نتیجه، اعضای هیئت مدیره، سهامداران و سایر اشخاصی که در تصمیم ثبتی نقش دارند باید بدانند امضای صورتجلسه، پذیرش محتوای آن و انتساب تصمیم به آنان را آسان تر قابل پیگیری می کند.
این تغییر به خودی خود مسئولیت های مالیاتی، بانکی یا بیمه ای شرکت و مدیران را ایجاد نمی کند؛ این مسئولیت ها از قوانین و سمت ثبت شده ناشی می شوند. با این حال، اتصال اطلاعات هویتی و ثبتی می تواند شناسایی شخصی را که سمت یا تصمیمی به نام او ثبت شده است دقیق تر کند. خبر، درباره شرایط اعتبار فنی امضا، نحوه اعتراض به انتساب امضا، مدت نگهداری سوابق و مرجع حل اختلاف جزئیات کافی ارائه نکرده است؛ بنابراین نمی توان درباره همه آثار اثباتی آن فراتر از این چارچوب اظهار نظر کرد.
اثر سامانه ثبت شرکتها بر متقاضیان و شرکت های غیرفعال
متقاضی تاسیس شرکت باید آماده بودن اطلاعات شرکا، مدیران، سمت ها، نشانی، موضوع فعالیت و مدارک مورد نیاز را پیش از شروع بارگذاری بررسی کند. حذف مراجعه حضوری، نقص در اطلاعات را حذف نمی کند. اخطار رفع نقص، مغایرت هویتی، اشکال در نام پیشنهادی، امضای ناقص یا اختلال در درگاه می تواند پرونده را متوقف کند.
برای خریدار شرکت آماده، اعلام شناسایی شرکت های صوری و غیرفعال یک هشدار معاملاتی است. طبق آمار اعلام شده در نشست، از مجموع دو میلیون و پنجاه هزار شخص حقوقی ثبت شده، هشتصد و پنجاه هزار شرکت و موسسه غیرتجاری صوری و غیرفعال شناسایی شده اند. خبر توضیح نمی دهد هر شرکت بر چه معیار مشخصی در این گروه قرار گرفته، فرایند اعتراض چگونه است یا مسدود شدن هر خدمت با چه تصمیمی انجام می شود. بنابراین صرف مشاهده سابقه ثبت یا آگهی تاسیس برای ارزیابی شرکت آماده کافی نیست و باید وضعیت فعالیت، سوابق مالیاتی، بدهی های تکلیفی، سمت مدیران و امکان انتقال بررسی شود. برای آشنایی با مراحل و مدارک، راهنمای ثبت شرکت در ایران و برای معاملات، صفحه خرید و فروش شرکت آماده منابع مرتبط هستند.
مدیرانی که سمت های متعدد دارند نیز ممکن است با توقف سیستمی درخواست روبه رو شوند، اما منبع درباره تعداد سمت های مجاز، معیار دقیق مغایرت یا شیوه رفع آن توضیحی نداده است. واحدهای تولیدی ممکن است از پیگیری تخصصی پرونده ها بهره ببرند، ولی اعلام تشکیل ستاد تخصصی به معنای پذیرش قطعی یا زمان مشخص برای هر پرونده نیست.
تفاوت ادعای حذف مراجعه با زمان واقعی پرونده
«حذف مراجعات حضوری» را باید به معنای کاهش نیاز به حضور برای ارائه یا امضای اسناد فهمید، نه پایان یافتن همه مراحل اداری. تجربه اجرایی دفتر برندنو نشان می دهد زمان هایی مانند ثبت شرکت در یک روز، در صورت اعلام از سوی سازمان، معمولا به بررسی یک پرونده کامل و بی نقص در یک مرحله مربوط است. در پرونده های دفتر برندنو، تاسیس شرکت یا ثبت صورتجلسات تغییرات تا انتشار آگهی تقریبا ده روز کاری طول کشیده است؛ این بازه از زمان تکمیل همه مدارک، امضاها و تاییدیه ها محاسبه می شود، نه از نخستین مراجعه.
اخطار رفع نقص، صف کارشناسی، استعلام از دستگاه های دیگر، اختلال سامانه، احراز هویت و امضای همه اعضا و مراحل پس از ثبت مانند آگهی روزنامه رسمی می تواند زمان نهایی را طولانی کند. بنابراین متقاضی باید بین زمان بررسی اداری و زمان رسیدن به نتیجه نهایی تفاوت بگذارد. اعلام رسمی درباره حذف مراجعه، زمان قطعی انتشار آگهی یا شیوه جبران تاخیرهای فنی توضیحی نداده است.
اقدام عملی برای متقاضیان، آماده کردن زودهنگام مدارک و امضای اعضا، کنترل دقیق اطلاعات پیش از ارسال، بررسی صلاحیت مدیران برای سمت پیشنهادی و نگهداری رسیدها و سوابق امضای الکترونیک است. در خرید شرکت آماده نیز بررسی وضعیت شناسه ملی و سوابق مالی و ثبتی باید پیش از امضای قرارداد انجام شود. استفاده از دفتر خدماتی شناخته شده و شفاف می تواند برای کنترل مدارک و پیگیری مراحل مفید باشد؛
دفتر برندنو چه می کند
دفتر برندنو در پرونده های تاسیس و تغییرات، نام پیشنهادی و ساختار سهامداری را بررسی می کند، مدارک و صورتجلسات را برای بارگذاری آماده می سازد، هماهنگی امضای الکترونیک اعضا را پیگیری می کند و در صورت صدور اخطار، مسیر رفع نقص را دنبال می کند. در پرونده های انتقال شرکت یا تغییر هیئت مدیره نیز وضعیت فعال بودن شناسه ملی و سوابق قابل بررسی پیش از معامله ارزیابی می شود.
این پیگیری به معنای حذف زمان کارشناسی، استعلام یا مراحل روزنامه رسمی نیست. هدف آن است که متقاضی از ابتدا تصویر واقع بینانه تری از مدارک، گلوگاه های پرونده و زمان احتمالی داشته باشد. برای بررسی پرونده می توان از خدمات ثبت برندنو استفاده کرد یا از طریق تماس با ما درباره وضعیت پرونده و مدارک لازم مشاوره گرفت.
