تحلیل تغییرات سامانه بازطراحی ثبت شرکت ها و الکترونیکی شدن فرآیندها

اقدامات تحولی اعلام شده در اداره کل ثبت شرکت ها

بر اساس گزارش اداره کل ثبت شرکت ها و مؤسسات غیرتجاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، فرآیند تأسیس انواع شرکت ها در سراسر کشور به سامانه بازطراحی شده منتقل گردیده است. محورهای اجرایی اعلام شده شامل حذف کامل کاغذ از فرآیند تأسیس و تغییرات، هوشمندسازی تعیین نام، حذف تدریجی دفاتر فیزیکی، اجرای فرآیندهای جدید پلمب دفاتر، تکمیل سامانه پرداخت های الکترونیکی و برون سپاری بخشی از امور از طریق دفاتر اسناد رسمی است. همچنین ساماندهی شناسایی شرکت های صوری، حمایت از بنگاه های دانش بنیان و پیگیری استفاده از اساسنامه های تیپ از مراجع صدور مجوز در دستور کار قرار گرفته است.

مفهوم حقوقی و اجرایی تغییرات جدید

سامانه بازطراحی ثبت شرکت ها ماهیت حقوقی روابط تجاری را تغییر نمی دهد، بلکه بستر اداری ثبت وقایع حقوقی را از روش های نیمه متمرکز یا کاغذی به فرآیندهای کاملا داده محور تبدیل می کند. حذف فیزیکی دفاتر و سیستمی شدن تعیین نام، نظارت های شکلی را پیش از ارسال مدارک اعمال می کند و احتمال نقص مدرک به دلایل نگارشی یا تشابه اسمی را کاهش می دهد. در عین حال، سازوکار شناسایی شرکت های صوری بیانگر تدقیق در اطلاعات هویتی و اقامتگاه قانونی است که ضوابط حقوقی سخت گیرانه تری را در ثبت و اعمال تغییرات به همراه دارد.

دامنه شمول و مخاطبان مقررات تازه

این اقدامات کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی متقاضی تأسیس شرکت در سراسر کشور را در بر می گیرد. علاوه بر آن، مدیران شرکت های موجود که قصد ثبت صورتجلسات تغییرات، تمدید هیئت مدیره یا افزایش سرمایه را دارند با الزامات الکترونیکی جدید مواجه خواهند شد. متقاضیانی که به جای تأسیس اولیه، فرآیند انتقال سهام یا خرید شرکت آماده را پیگیری می کنند نیز در مرحله ثبت انتقال سهام و تغییرات با این رویه های سیستمی سروکار خواهند داشت.

اقدام عملی برای فعالان اقتصادی

فعالان اقتصادی و متقاضیان حوزه ثبت شرکت باید پیش از هر اقدامی، اطلاعات هویتی، آدرس کدپستی ثبتی و صلاحیت های مدیریتی خود را با پایگاه های داده رسمی تطبیق دهند تا با اخطار عدم تطابق مواجه نشوند. هنگام ارسال صورتجلسات یا تأسیس جدید از طریق بخش خدمات ثبت و کارتابل های مربوطه، انتخاب دقیق موضوعات و استفاده از فرمت های ساختاریافته الزامی است. منبع خبر هنوز جزئیات و مواعد زمانی مربوط به تفویض وظایف به دفاتر اسناد رسمی و نمونه نهایی اساسنامه های تیپ را تشریح نکرده است؛ از این رو تا ابلاغ شیوه نامه های تکمیلی، پیگیری امور صرفا از بستر سامانه جدید امکان پذیر خواهد بود.