سامانه ثبت شرکت طبق اعلام سازمان ثبت اسناد و املاک، پرونده های تاسیس را در صورت کامل و بی نقص بودن، در سقف یک روز بررسی می کند. این اعلام به معنای پایان قطعی فرایند تاسیس در یک روز نیست؛ زیرا رفع نقص، انتشار آگهی در روزنامه رسمی، دفاتر تجاری و امور بانکی و مالیاتی می توانند پس از بررسی پرونده ادامه داشته باشند. متن خبر سازمان ثبت همچنین از بررسی تغییرات سنگین تر مانند افزایش یا کاهش سرمایه در بازه دو تا سه روز خبر داده است، اما جزئیات فنی اجرای بانک جامع سهامداران، تعرفه کارگزاری های رسمی و زمان اجرای پیشنهاد افزایش حداقل سرمایه را مشخص نکرده است.
یک روز برای کدام بخش از تاسیس شرکت است؟
از نظر حقوقی و اداری، بررسی پرونده با ثبت نهایی شرکت یکی نیست. بررسی یک پرونده کامل یعنی اطلاعات و مدارکی که متقاضی در سامانه ثبت کرده است، از نظر نام پیشنهادی، اساسنامه، صورتجلسات، موضوع فعالیت، سمت اعضا و سایر الزامات ثبتی بررسی شود. اگر کارشناس یا سامانه ایرادی پیدا کند، پرونده به مرحله رفع نقص باز می گردد و زمان یک روزه اعلام شده دیگر زمان کل فرایند نخواهد بود.
پس از تایید تاسیس نیز انتشار آگهی در روزنامه رسمی، دریافت و تکمیل دفاتر تجاری و آماده شدن امور بانکی و مالیاتی، مراحل جداگانه ای هستند. خبر منبع مدت لازم برای این مراحل را اعلام نکرده است. بنابراین شرکتی که برای شرکت در مناقصه، دریافت کارت بازرگانی، انعقاد قرارداد یا شروع فعالیت رسمی به ثبت فوری نیاز دارد، نباید زمان بررسی پرونده را به عنوان زمان قطعی قابل استفاده شدن شرکت در قرارداد خود وارد کند.
برای آشنایی با مدارک و ترتیب اقدامات، راهنمای ثبت شرکت در ایران می تواند مرجع اولیه باشد. انتخاب نوع شرکت، تنظیم موضوع فعالیت و تعیین سمت اعضا باید پیش از ارسال پرونده با وضعیت واقعی کسب و کار و مجوزهای لازم هماهنگ شود. خطا در هر یک از این موارد، حتی در صورت سرعت مناسب سامانه، می تواند موجب اخطار و رفت و برگشت شود.
مقایسه اعلام رسمی با تجربه اجرایی پرونده ها
اعلام رسمی بر ظرفیت بررسی اداری یک پرونده بدون نقص تمرکز دارد، اما تجربه اجرایی دفتر برندنو، مسیر را از زمان آماده شدن همه مدارک، امضاها و تاییدیه ها تا انتشار آگهی دنبال می کند. در پرونده های تاسیس و تغییرات این دفتر، این بازه در عمل معمولا حدود ده روز کاری بوده است. این زمان از نخستین مراجعه محاسبه نمی شود و از روزی آغاز می شود که مدارک، امضاها و تاییدیه های لازم کامل به دست دفتر رسیده باشد.
این دو عدد ناظر به دو مرحله متفاوت هستند و تعارضی میان آنها وجود ندارد. یک روز می تواند زمان بررسی یک پرونده کامل باشد، در حالی که کل مسیر به دلیل مراحل پیش و پس از بررسی طولانی تر شود. عوامل زیر در عمل زمان رسیدگی را افزایش می دهند:
- آماده نبودن مدارک یا تاخیر در امضای اعضا و احراز هویت آنان؛
- رد نام های پیشنهادی یا ناسازگاری نام با موضوع فعالیت؛
- ایراد در متن اساسنامه یا صورتجلسات؛
- نیاز به استعلام از مرجع صادرکننده مجوز؛
- صف کارشناسی، اختلال سامانه و برگشت پرونده برای رفع نقص؛
- پرداخت حق ثبت، انتشار آگهی و مراحل مربوط به دفاتر تجاری.
از این رو، عدد اعلام شده را نباید مبنای تعهدی قرار داد که به تاریخ قطعی آغاز فعالیت شرکت وابسته است. هرچه مدارک و امضاها زودتر و کامل تر آماده شوند، احتمال پایان سریع تر پرونده بیشتر می شود، اما زمان رفع نقص، استعلام و اختلال های خارج از اختیار متقاضی از پیش به طور کامل قابل پیش بینی نیست.
بانک جامع سهامداران و پیشنهاد افزایش سرمایه
طبق خبر، اجرای بانک جامع سهامداران بر پایه مواد ۸ و ۹ قانون برنامه هفتم پیشرفت در پنج استان آغاز شده است. مفهوم این اقدام، حرکت به سمت ثبت و نگهداری منسجم تر اطلاعات مالکیت و سهامداران و دسترسی نهادهای مرتبط به اطلاعات ذی نفعان است. با این حال، منبع نام استان ها، دامنه دسترسی، نحوه اصلاح اطلاعات و زمان اجرای سراسری را اعلام نکرده است. بنابراین نمی توان آثار یکسان و فوری آن را برای همه شرکت ها قطعی دانست.
برای شرکت هایی که تغییرات سهامداری، افزایش یا کاهش سرمایه و تغییر اعضای هیات مدیره دارند، صحت اطلاعات مالکیت و هماهنگی میان مدارک شرکت اهمیت بیشتری پیدا می کند. مدیران باید سوابق ثبت شده، سمت اعضا و وضعیت سهام را پیش از ثبت تغییرات بررسی کنند تا مغایرت اطلاعات به اخطار یا توقف پرونده منجر نشود.
افزایش حداقل سرمایه برای شرکت های سهامی خاص و شرکت های با مسئولیت محدود، در متن خبر فقط به عنوان پیشنهاد مطرح شده است. تصویب مقرره و زمان اجرای آن اعلام نشده و نمی توان هزینه یا الزام تازه ای را قطعی دانست. در صورت تصویب، کسب و کارهای خرد ممکن است با سرمایه اولیه بالاتری روبه رو شوند و خریداران شرکت آماده نیز باید سرمایه، سهامداران، بدهی ها و سوابق ثبتی را جداگانه بررسی کنند. مقایسه تاسیس تازه با خرید شرکت آماده فقط زمانی معنا دارد که وضعیت مالیاتی، بیمه ای، بانکی، قراردادی و انتقال رسمی سهام نیز بررسی شود.
چه کسانی بیشتر اثر می پذیرند و چه اقدامی لازم است؟
موسسانی که آغاز فعالیت خود را به قرارداد، مناقصه یا دریافت مجوز وابسته کرده اند، باید میان زمان بررسی سامانه و زمان قابل استفاده شدن شرکت فاصله بگذارند. مدیرانی که قصد تغییر سرمایه، اعضای هیات مدیره یا ساختار سهامداری دارند نیز نباید فقط بر بازه اعلام شده برای بررسی تکیه کنند. شرکت های دانش بنیان و واحدهای تولیدی ممکن است از کوتاه شدن بررسی پرونده کامل برای برنامه ریزی بهتر استفاده کنند، اما انتشار آگهی و مراحل بعدی همچنان باید جداگانه زمان بندی شود.
اقدام عملی، تهیه فهرست مدارک پیش از ارسال، بررسی نام های پیشنهادی، کنترل موضوع فعالیت و مجوزهای احتمالی، هماهنگی امضای همه اعضا و پیش بینی زمان آگهی و دفاتر است. اگر بانک یا مرجع دیگری باید تاییدیه صادر کند، زمان دریافت آن باید در برنامه جداگانه لحاظ شود. متقاضیانی که فرصت محدودی دارند، بهتر است پیش از تعهد به اشخاص ثالث، برآورد زمان واقعی را بر مبنای کامل شدن مدارک دریافت کنند.
دفتر شناخته شده و شفاف باید شرح خدمت، هزینه های دولتی و حرفه ای، مدارک مورد نیاز و مسئولیت پیگیری را روشن اعلام کند. درباره شکل نهایی کارگزاری های رسمی و تعرفه آنها، خبر منبع اطلاعات کامل ارائه نکرده است.
دفتر برندنو در پرونده ثبت شرکت چه می کند؟
دفتر برندنو پیش از بارگذاری، نام های پیشنهادی، متن اساسنامه، صورتجلسات، موضوع فعالیت و مدارک اعضا را بررسی می کند تا احتمال اخطار رفع نقص و رفت و برگشت پرونده کاهش یابد. پیگیری سامانه، هماهنگی امضا و احراز هویت، بررسی نیاز به مجوز، پیگیری مراحل اداری و برآورد زمان واقعی بر اساس کامل شدن مدارک نیز در این فرایند انجام می شود.
این برآورد با زمان اعلام شده برای بررسی یک پرونده بی نقص یکی نیست و انتشار آگهی روزنامه رسمی و مراحل دفاتر را جداگانه در نظر می گیرد. برای بررسی مدارک یا هماهنگی پیگیری پرونده، تماس با دفتر برندنو امکان دریافت توضیح متناسب با وضعیت شرکت را فراهم می کند.
