سامانه ثبت شرکتها طبق اعلام سازمان ثبت اسناد و املاک برای ارائه خدمات خودکاربری و کاهش مراجعات حضوری بازطراحی شده است. اعلام شده که نسخه جامع سامانه تا پایان تیرماه عملیاتی می شود و در صورت کامل بودن مدارک، زمان پردازش پرونده کاهش می یابد. با این حال، منبع درباره زمان دقیق راه اندازی همه قابلیت ها، دامنه اجرای آنها و نحوه عملکرد سامانه در همه انواع شرکت ها جزئیات کاملی ارائه نکرده است. گزارش سازمان ثبت مبنای این اعلام است.
خودکاربری چه تغییری در مسئولیت موسسان ایجاد می کند
خودکاربری به معنای آن است که ورود اطلاعات، بارگذاری اسناد، احراز هویت و تایید بخش هایی از پرونده از مسیر الکترونیکی و توسط متقاضی یا نماینده رسمی او انجام شود. موضوع فعالیت، نام شرکت، اساسنامه، میزان سرمایه، سمت مدیران و صورتجلسات باید با مقررات تجاری و مجوزهای لازم سازگار باشد. هر خطا در این موارد می تواند به اخطار رفع نقص، ارجاع دوباره پرونده یا توقف آن در کارتابل الکترونیکی منجر شود.
استعلام برخط هویت و سابقه ثبتی می تواند اطلاعات ناسازگار را زودتر آشکار کند. در نتیجه، مدیر یا شریکی که اطلاعات هویتی او با پایگاه های رسمی تطبیق نداشته باشد، یا سابقه محدودیت ثبتی داشته باشد، ممکن است پیش از ادامه فرایند با مانع مواجه شود. درباره جزئیات این محدودیت ها، معیارهای دقیق مسدودی و نحوه اعتراض به نتیجه استعلام، در خبر منبع توضیح مشخصی ارائه نشده است و نمی توان دامنه آن را بیش از این تعیین کرد.
تفاوت وعده زمان کوتاه با زمان واقعی ثبت شرکت
طبق اعلام مسئولان سازمان ثبت، هوشمندسازی می تواند زمان تاسیس را در پرونده های کامل به یک ساعت یا کمتر برساند. این عدد را باید زمان پردازش یک پرونده بی نقص در یک مرحله دانست، نه زمان قطعی از تصمیم برای تاسیس تا انتشار آگهی و دریافت همه مدارک. تجربه اجرایی دفتر برندنو نشان می دهد که تاسیس شرکت و ثبت تغییرات، پس از کامل شدن همه مدارک، امضاها و تاییدیه ها، تا انتشار آگهی معمولا حدود ده روز کاری طول می کشد. این بازه از نخستین مراجعه محاسبه نمی شود.
تایید نام، آماده شدن امضای اعضا، احراز هویت، دریافت گواهی بانک در موارد لازم، بررسی کارشناسی، رفع نقص، استعلام دستگاه های دیگر، اختلال سامانه و پرداخت هزینه های انتشار در روزنامه رسمی یا روزنامه کثیرالانتشار می توانند زمان پرونده را افزایش دهند. بنابراین، متقاضیانی که برای مناقصه، دریافت مجوز، افتتاح حساب یا شروع فعالیت تجاری به تاریخ قطعی ثبت نیاز دارند، نباید صرفا بر زمان اعلام شده برای پردازش الکترونیکی برنامه ریزی کنند. هرچه مدارک و امضاها زودتر و کامل تر آماده شود، احتمال کوتاه شدن مسیر بیشتر است.
کدام فعالان اقتصادی بیشتر اثر می پذیرند
موسسان شرکت های تازه تاسیس نخستین گروه متاثر از این تغییر هستند، زیرا انتخاب نادرست موضوع فعالیت یا تنظیم ناقص اساسنامه می تواند در همان مراحل اولیه مانع ثبت شود. شرکت های دانش بنیان و واحدهای مستقر در پارک های علم و فناوری نیز در خبر با اشاره به بند چ ماده ۴ قانون جهش تولید دانش بنیان مورد توجه قرار گرفته اند. طبق اعلام مطرح شده، این حکم به تثبیت مالکیت ها، استفاده از سند رسمی برای وثیقه تسهیلات و رایگان شدن خدمات نقشه برداری و مستندسازی مربوط است. با این حال، منبع نحوه اتصال مستقیم این امتیازات به خدمات خودکاربری یا چگونگی مطالبه آنها را توضیح نداده است.
مدیران شرکت های موجود نیز از این تغییر جدا نیستند. ثبت تغییرات هیئت مدیره، نشانی، موضوع فعالیت یا سرمایه، مانند تاسیس، به تطبیق دقیق اطلاعات و امضای اشخاص وابسته است. خریداران شرکت آماده نیز باید توجه کنند که انتقال سهام یا تغییر مدیران صرفا با خرید یک شرکت پایان نمی یابد و وضعیت شناسه ملی، سوابق ثبتی، محدودیت مدیران و قابلیت ثبت تغییرات باید بررسی شود. برای این گروه، خرید و فروش شرکت آماده بدون بررسی پرونده و بدهی ها یا محدودیت های ثبتی، ریسک تصمیم را افزایش می دهد.
اقدام عملی پیش از ارسال پرونده
اقدام مناسب، آماده کردن پرونده پیش از ورود اطلاعات به سامانه است. متقاضی باید مدارک هویتی و اقامتگاه اعضا، تایید نام، موضوع فعالیت و مجوزهای مرتبط، متن اساسنامه، سرمایه و سمت ها را با یکدیگر تطبیق دهد. در شرکت سهامی خاص، وضعیت گواهی بانکی و در همه شرکت ها وضعیت امضای اعضا و احراز هویت باید از ابتدا روشن باشد. استفاده از راهنمای ثبت شرکت در ایران برای شناخت مراحل و مدارک، و دریافت خدمات ثبت شرکت و اشخاص حقوقی می تواند احتمال رفت و برگشت پرونده را کاهش دهد.
دفتر رسمی یا کارگزار تخصصی باید حدود خدمت، هزینه های قابل پرداخت، مدارک مورد نیاز و زمان واقع بینانه را روشن کند. ادعای زمان چند ساعته نیز باید با قید «در صورت کامل و بی نقص بودن پرونده» سنجیده شود، نه به عنوان زمان قطعی انتشار آگهی.
دفتر برندنو چه می کند
دفتر برندنو پیش از ارسال پرونده، مدارک هویتی و ثبتی اعضا، موضوع فعالیت، اساسنامه، صورتجلسات و مجوزهای لازم را بررسی می کند. تنظیم و کنترل اسناد متناسب با نوع شرکت، پیگیری اخطار رفع نقص، هماهنگی برای تکمیل امضاها و احراز هویت، پیگیری ارجاع کارشناسی و ارائه برآورد زمانی بر پایه وضعیت واقعی پرونده از جمله این خدمات است. در صورت اختلال سامانه یا نیاز به بررسی دوباره، پیگیری تا مرحله صدور شناسه ملی و انتشار آگهی ادامه پیدا می کند. برای ارزیابی اولیه مدارک و دریافت برآورد واقع بینانه، تماس با دفتر برندنو امکان بررسی موضوع را فراهم می کند.
